Cómo evitar roturas de stock sin llenar tu almacén de productos innecesarios
¡Mejora la rentabilidad de tu negocio!
Si tienes una ferretería, un almacén de materiales de construcción o te dedicas a la venta de suministro industrial, te va a interesar lo que te contamos en este artículo. Seguramente te vas a ver reflejado en algunas partes, o tal vez no, pero conocerás a alguien a quien le encaja todo como anillo al dedo. Acompáñanos y juzga por ti mismo. Nos vamos a adentrar en el complejo mundo del estocaje para analizar dos problemas fundamentales: «me sobra» o «me falta».
Sobrevivir a la temporada alta sin roturas de stock ni sobredimensión de tu almacén
Se va acercando la primavera y con ella viene la época de hacer reformas, de arreglar el jardín, de pintar paredes en casa y, como no, las fachadas, luces exteriores… ¡y la piscina!
En una ferretería o en un almacén de materiales de construcción, pocas cosas generan tanta frustración como decirle a un cliente:
“Lo siento, no lo tenemos.”
¡Especialmente si se trata de un cliente profesional que necesita ese material para continuar una obra! En ese momento, no solo se pierde una venta, sino que se pone en riesgo una larga relación comercial.
Las roturas de stock son uno de los problemas más habituales en el sector, y casi siempre tienen las mismas causas
Por qué se producen las roturas de stock
No me negaréis que, en muchos negocios, el proceso de compra sigue un método tradicional que se asienta sobre procesos intuitivos:
- se pide lo que “parece que se vende”
- se repone cuando «este estante está vacío»
- o se confía en la memoria de «alguien»
Este sistema puede funcionar en negocios muy pequeños y con muy pocas referencias, pero en cuanto crece el volumen de productos o de clientes profesionales, el método tradicional empieza a fallar.
Las causas más comunes son:
- no analizamos el histórico de ventas
- no tenemos niveles mínimos de stock definidos
- no diferenciamos productos de alta y baja rotación
- no controlamos los plazos de entrega de nuestros proveedores
La otra cara de la moneda: El sobrestock
Por otro lado, podemos encontrarnos también con el problema opuesto, el llamado «sobrestock» o «llenar el almacén por si acaso”. Y es que, para evitar quedarse sin mercancía, algunos negocios optan por comprar más de lo necesario.
Este tipo de operativa, diferente de la anterior, deriva lógicamente en problemas diferentes que, por ser distintos, no dejan de ser grandes problemas:
- dinero inmovilizado en el almacén «sin salida»
- falta de espacio hasta que «no cabe un alfiler»
- dificultad para encontrar productos que «seguro que andan por ahí»
- y artículos que se quedan obsoletos y ya «foman parte de la familia»
Y es que, en realidad, el objetivo no es tener mucho stock, sino tener el stock preciso en el momento adecuado.
La importancia de clasificar el inventario
Seamos realistas: no todos los productos tienen la misma importancia. De hecho, hay algunos que realmente son los que elevan los beneficios, mientras que hay otros que aportan imagen y otros que atraen compradores de esos que, al final, se acaban llevando artículos que no tienen nada que ver con lo que venían buscando.
Existen diferentes métodos para equilibrar el stock de cada tipo de producto. De entre todos ellos, una forma sencilla de calcular lo que deberíamos (o no deberíamos) tener en nuestro almacén es la «Clasificación ABC» que no es otra cosa que dividir los artículos en tres grupos:
Productos de tipo A: Productos de alta rotación
Son esos productos que se venden a diario y que nunca nos deberían faltar como, por ejemplo:
- tornillería
- consumibles
- adhesivos
- EPIs…
Productos de tipo B: Productos de rotación media
Serían aquellos productos que se venden con cierta frecuencia y cuyas existencias deberíamos revisar periódicamente:
- herramientas manuales
- material eléctrico estándar
- fontanería básica
Productos de tipo C: Productos de baja rotación
Estos ya son productos más específicos de los que podríamos mantener un stock bajo o, tal vez, podría interesar trabajar este tipo de producto bajo pedido:
- maquinaria
- repuestos técnicos
- artículos poco habituales
¿Cómo podemos calcular el stock mínimo de forma sencilla?
Lo cierto es que no existe ninguna fórmula mágica que nos garantice que vayamos a tener el stock perfectamente ajustado en todo momento, pero os dejamos una pequeña fórmula que tiene su lógica y os puede servir para calcular, mejor que a ojo de buen cubero, el stock mínimo de productos de tipo A y de tipo B que convendría mantener:
Stock mínimo = ventas medias diarias × días de reposición
Por ejemplo:
- se vende una media de 8 unidades al día de un determinado producto
- y el proveedor tarda 4 días en servirnos la mercancía
El stock mínimo que deberíamos mantener de ese producto será = 8 x 4 = 32 Unidades
Si la demanda del producto en cuestión en relativamente estable, esta fórmula os permitirá mantener un stock mínimo razonable y no llegar al punto de rotura de stock ni al punto de estar sobrados de mercancía
El problema de hacerlo todo «a mano»
Seguro que esta metodología nos suena a todos… ¡fijo!:
- «Mételo en el Excel»
- «Apúntalo en la lista»
- «No te preocupes, que ya me acuerdo yo…»
Y seguro que estos resultados nos suenan también (aunque no queramos admitirlo…):
- «Ni sabía que no quedaban de esos…»
- «Pues esto ha venido dos veces…»
- «¿No habíamos pedido aquello que dijimos?»
Si nuestro negocio es pequeño, y maneja muy pocas referencias, todavía es posible que los errores que podamos llegar a cometer no sean excesivamente graves y, simplemente (o no tan simplemente):
1.- perdamos alguna venta (o le demos una oportunidad a nuestra competencia de quitarnos clientes)
2.- el cliente profesional, que viene siempre, tenga que perder bastante tiempo en localizar lo que nosotros no le hemos podido vender (que no le va a hacer ninguna gracia)
3.- o veamos a un cliente bajar la mirada, apuntar las manos hacia el suelo, con las palmas extendidas hacia delante y decir, casi suspirando, un leve «vale» (a ese ya no le volvemos a ver).
Si nuestro negocio es grande y manejamos cientos de miles de referencias…Directamente:
¡ni con el cerebro de Stephen Hawking!
El software de gestión: cómo te ayuda a mantener un stock saludable
Un software de gestión es, a priori, la solución perfecta para solucionar el problema de un almacén excesivamente vacío o excesivamente lleno. Te va a permitir:
- consultar tu histórico de ventas por producto
- definir stocks mínimos y máximos
- recibir alertas cuando un producto está bajo mínimos
- generar automáticamente los pedidos de productos «en alerta» a tus proveedores
¿Y por qué decimos «a priori»? Porque no todos los softwares de gestión están desarrollados para gestionar a la vez productos que, por ejemplo, se compran por kilos y se venden por unidades, o productos que se venden por metros, o los que se venden por litros, productos que tienen mermas, productos que se venden mejor en un pack que por separado… y así un largo etcétera, porque conocemos tu sector y en tu negocio se trabaja con todo tipo de unidades de volumen, peso y medida, y eso es algo que casi ningún desarrollador de software tiene en cuenta y un aspecto en que la mayoría de los programas de gestión te va a fallar.
Por eso, deberías probar cómo funciona Control Integral en tu negocio.
¿Qué es Control Integral y por qué es tu mejor opción?
Control Integral es un software de gestión que abarca la totalidad de la operativa de cualquier negocio, con la particularidad de que está única y específicamente desarrollado para ferreterías, almacenes de materiales de construcción y suministro industrial.
Con más de 20 años de experiencia en el sector y más de 700 clientes en activo, en Soluciones Globales te garantizamos que el software Control Integral te permite, entre otras muchas funciones, automatizar el control de tu stock de manera eficiente, evitar roturas, evitar excesos y todo ello rápidamente y sin complicaciones.
No importa el tamaño de tu negocio ni tu nivel de actividad. Con Control Integral, podrás optimizar tu almacén de forma que:
- no perderás ventas por no tener producto
- darás un mejor servicio a tus clientes profesionales (y de paso a los no profesionales)
- tu almacén tendrá una mayor rotación
- y, lo más importante, todo esto te lleva a un incremento de tu liquidez
No sigas perdiendo más clientes ni invirtiendo tu dinero en «problemas de stock»
Solicítanos más información o pídenos que hagamos una demostración de Control Integral en tus instalaciones. Estamos convencidos de que podemos ayudarte a mejorar.